مدیریت ساختمان

در رابطه با شیوه اطلاع رسانی مدیریت ساختمان به سایر ساکنین گفتنی های بسیاری است. در تمامی مجتمع های مسکونی و تجاری با تعیین مدیر و اجرای قوانین می توان مدیریت هزینه ساختمان را به شیوه‌ی درست اجرایی کرد. بر اساس قانون تملک ساختمان، مدیر ساختمان را با رأی هیئت مدیره انتخاب می کنند. مجمع عمومی نهادی رسمی می باشد که در رابطه با ساختمان ها تصمیم گیری می کند و اعضای آن مالکان ساختمان ها می باشد که در انتخاب مدیر ساختمان نقش به سزایی دارند مالکان می توانند با رضایت خود هر سال یک مالک را به عنوان مدیر انتخاب کنند و یا اینکه از بیرون فردی را برای مدیریت انتخاب کنند.

برگزاری جلسات توسط مدیر ساختمان

اطلاع رسانی مدیر ساختمان باید به شیوه ای باشد که مدیران تمامی تصمیمات و تغییرات مقررات ساختمان، گزارش درآمدها و هزینه های ساختمان، تصمیم گیری در رابطه با پس اندازها و اموراتی نظیر حفظ و نگهداری و تعمیرات ساختمان، نحوه اداره ساختمان و روش های به کار گرفته شده و … به بهترین شکل ممکن به اطلاع ساکنان ساختمان برسانند.

مجمع عمومی هر سال یک بار با حضور هیئت مدیره ساختمان انجام می شود اما در بعضی مواقع پیش می آید که ساختمان با مشکلی مواجه می باشد که هیئت مدیران تقاضای جلسه‌ی فوق العاده می کنند. مدیر ساختمان موظف است که از طریق روش های اطلاع رسانی مدیریت ساختمان نظیر تلفن، ایمیل، فاکس، شبکه های اجتماعی و … زمان و مکان جلسه را به اطلاع اعضای ساختمان برسانند. تمامی تصمیماتی که در این جلسات گرفته می شود باید به اطلاع ساکنین ساختمان رسانده شود و تصمیمات در مجمع صورت جلسه می شود و مدیر آنها را بایگانی می کند.

با توجه به اینکه از گذشته تاکنون تعیین مدیر برای مدیریت ساختمان امری الزامی بوده است و از همان ابتدا شیوه های زیادی برای تعیین مدیر و همچنین نحوه‌ی اطلاع رسانی مدیر متفاوت بوده است و رفته رفته با افزایش آپارتمان نشینی و افزایش واحدهای ساختمان ها، شیوه‌ی اطلاع رسانی نیز روز به روز جای خود را به روش های پیشرفته تر می دهد. در گذشته برای اطلاع رسانی و مدیریت هزینه های ساختمان می بایست تمام تصمیمات، خبرها و هزینه ها را به صورت شفاهی به اطلاع اعضای ساختمان می رسانند و خود شخصاً شارژ آپارتمان و هزینه های عمومی ساختمان را محاسبه و به اطلاع مالکان و صاحبان واحدها می رساندند.

این روش مدیران خبرهای مهم را به صورت شفاهی و سایر خبرها و اعلانات را در تابلوی اعلانات ساختمان نصب می کردند تا در معرض دید اهالی ساختمان باشد. از دیگر روش هایی که باز هم می توان در دسته‌ی روش های عمومی اطلاع رسانی قرار دهیم، اطلاع رسانی مدیر ساختمان از طریق پیامک می باشد که در این روش فقط تصمیمات مهم و تاریخ جلسات به اطلاع اعضا رسانده می شد. تمامی روش های سنتی وقت گیر و هزینه بر بودند.

همان‌طور که میدانیم در مدیریت هزینه ساختمان یکی از مهم‌ترین پارامترها انجام صحیح وظایف مدیریتی توسط مدیر می باشد. یکی از حیاتی ترین این وظایف اطلاع رسانی به ساکنان ساختمان می باشد. پیشرفت تکنولوژی اطلاع رسانی را آسان کرده است و هر روز نرم افزارهای زیادی جهت تبادل اطلاعات مدیران به ساکنان طراحی و مورد استفاده قرار می گیرد. از مهم‌ترین شیوه های اطلاع رسانی توسط اپلیکیشن شارژبوک می توان به موارد زیر اشاره کرد.

1. شبکه های اجتماعی: یکی از رایج ترین شیوه های اطلاع رسانی هزینه و شارژ ساختمان در جامعه‌ی امروزی شبکه های اجتماعی می باشد و تقریباً می توان گفت که درصد زیادی از افراد به این شبکه ها دسترسی دارند و یکی از آسانترین و تقریباً بی هزینه ترین روش های اطلاع رسانی می باشد. مدیریت ساختمان با تشکیل گروه ها و کانال ها در شبکه هایی نظیر تلگرام، اینستاگرام، واتساپ و … تمامی خبرها و اطلاعیه های مهم را در اختیار اعضای آپارتمان قرار می دهند.
2. اطلاع رسانی مدیریت هزینه ساختمان از طریق نرم افزار شارژبوک: یکی از مهم‌ترین موضوعاتی که در رابطه با اطلاع رسانی نظر مدیریت ساختمان را جلب می کند ارسال اطلاعات به ساکنان ساختمان و دسترسی آنها بدون محدودیت زمانی و مکانی می باشد. شارژبوک یک روش مدرن برای مدیریت آنلاین آپارتمان می باشد که با نگهداری حساب و کتاب ساختمان و پرداخت آنلاین شارژ آپارتمان دغدغه‌ی افراد در ساختمان را کاهش داده است.

برای انتخاب بهترین گزینه میان نرم‌افزارهای مختلف باید امکانات و ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت هزینه ساختمان را بررسی کنید. در کنار امکانات کاربردی، رابط کاربری مناسب و سهولت استفاده از نرم‌افزار نیز اهمّیت زیادی دارد. به عنوان مثال ساکنین سالمند ساختمان نیز باید بتوانند از نرم‌افزار مدیریتی ساختمان به راحتی استفاده کنند. برای انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت شارژ ساختمان وجود امکانات زیر در نرم‌افزار را در نظر بگیرید.

– امکان ثبت تمامی هزینه‌های ساختمان توسط مدیر ساختمان

– محاسبه شارژ ساختمان و انتشار آن برای ساکنین

– ارائه گزارش‌های مختلف از قبیل صورت‌حساب هریک از واحدها، گردش مالی حساب ساختمان، واحدهای بدهکار و . . . برای مدیر و ساکنین ساختمان

– امکان مشاهده صورت‌حساب هزینه‌های ساختمان با جزئیات کامل برای تمام ساکنین

– امکان پرداخت آنلاین سهم شارژ ساختمان توسط ساکنین

– وجود گزینه‌ای با عنوان تابلو اعلانات که اخبار ساختمان در اسرع وقت در آن اطلاع‌رسانی شود.

یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت ساختمان ، اپلیکیشن شارژبوک است که از سال 92 در این حوزه آغاز به کار نموده است. در طول این سال‌ها در این پروژه تلاش شده با استفاده از نظرات کاربران، خدماتی بهتر و کامل‌تر ارائه شود. این نرم‌افزار برای جلب رضایت کاربران در دو نسخه ios و Android ارائه شده است. قابلیت‌های اپلیکیشن شارژبوک عبارت است از:

– ارسال پیامک بدهی برای واحدهای ساختمان

– ثبت هزینه‌ها و مخارج ساختمان

– پیوست تصویر یا فاکتور در صورت نیاز

– نمودار هزینه‌های ساختمان

– اخبار ساختمان

– بخش پیام‌رسان برای گفتگو و مشورت ساکنین ساختمان

– نظرسنجی از ساکنین ساختمان

– مشاهده ریز گردش صندوق ساختمان

– ارسال خودکار پیامک رسید دریافت برای ساکنین ساختمان

– مشاهده بیلان صندوق‌ها

اگر شما هم در آپارتمان یا ساختمانی با چند واحد زندگی کرده باشید، می­دانید که مدیر ساختمان نقش مهمی را ایفا می­کند. معمولاً به طور سالانه تمامی ساکنین ساختمان دور هم جمع می­شوند، فردی را برای مدیریت آپارتمان انتخاب می­کنند.مدیر ساختمان درباره مسائل مهم، مثل بازسازی و نوسازی ساختمان تصمیم میگیرد.

مدیر ساختمان موظف است وظایفی چون پرداخت قبوض، پیگیری دریافت بیمه‌های مرتبط ساختمانی مانند آتش‌سوزی است.جمع آوری شارژ ساختمان و تعیین سهم هر آپارتمان برای این موارد بر عهده مدیر ساختمان است.

طبق قوانین جاری کشور باید به فردی که برای مدیریت انتخاب شده است دستمزد پرداخت شود. اگر در مدت فعالیت او قراردادی بابت این مسئله تنظیم نشده باشد مدیر ساختمان حق برداشت هیچ مبلغی را تحت این عنوان را نخواهد داشت.

چرا مدیران ساختمان نیاز به اپلیکیشن دارند ؟

فعالیت­هایی که مدیر ساختمان موظف است انجام بدهد شامل پرداخت قبوض، جمع­آوری شارژ ساختمان می­شود. مدیر ساختمان باید برنامه­ ریزی و حسابرسی دقیق و منظمی داشته باشد.می­توانید برای رسیدگی به حساب­ها و مدیریت بهتر و آسان­تر از سیستم مدیریت هوشمند ساختمان شارژ بوک استفاده کنید. اگر ساکن ساختمان هستید با استفاده از سامانه مدیریت ساختمان شارژ خود را بپردازید.